Rechnungsprogramm wechseln
Kundendaten, Artikel, offene Posten, Nummernkreise: Was beim Umstieg mitkommt, wie er abläuft — und was ehrlicherweise nicht mitwandert.
Der Wechsel scheitert selten an der Software
Die meisten Betriebe bleiben nicht bei ihrem Programm, weil es so gut ist, sondern weil der Umstieg Angst macht: Was wird aus den Kundendaten? Laufen die Rechnungsnummern weiter? Und was sagt das Finanzamt zu den alten Belegen?
Das sind berechtigte Fragen, und sie haben handfeste Antworten. Wir machen den Umstieg deshalb nicht als Selbstbedienung, sondern gemeinsam — und sehen uns vorher an, was Ihr bisheriges Programm überhaupt hergibt.
Was üblicherweise mitkommt
- Kunden und Lieferanten mit Anschrift, Ansprechpartnern und Nummern
- Artikel und Leistungen mit Preisen, Einheiten und Steuersätzen
- Offene Posten — welche Rechnungen noch nicht bezahlt sind
- Nummernkreise, damit Ihre Rechnungsnummern ohne Bruch weiterlaufen
- Textbausteine für Anrede, Einleitung und Schluss
So läuft es ab
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Ansehen
Sie exportieren aus Ihrem bisherigen Programm, was es hergibt — meist CSV oder Excel. Wir sagen Ihnen danach, was davon übernommen werden kann und was nicht.
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Einrichten
Firmendaten, Logo, Nummernkreise, Steuerfall und Textbausteine richten wir gemeinsam ein. Danach sieht Ihre Rechnung aus wie Ihre Rechnung.
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Übernehmen
Wir spielen die Daten ein — wenn nötig mit einem Import, den wir eigens für Ihr bisheriges Programm schreiben. Sie prüfen an einer Handvoll Datensätze, ob alles sitzt.
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Umschalten
Ab einem Stichtag schreiben Sie neue Belege in wunderOffice. Das alte Programm bleibt so lange lesbar verfügbar, wie Sie es für die Aufbewahrung brauchen.
Drei Dinge, die Sie vorher wissen sollten
Alte Belege wandern nicht mit
Fertige Rechnungen aus dem alten Programm bleiben dort, wo sie entstanden sind — sie sind festgeschrieben und dürfen sich nicht ändern. Sie kommen als Zahlen und PDF mit, nicht als bearbeitbare Belege. Das ist kein Mangel, sondern genau richtig so.
Die Aufbewahrung bleibt Ihre Sache
Ihre alten Daten müssen weiter zugänglich bleiben, auch wenn Sie das Programm nicht mehr benutzen — üblicherweise zehn Jahre. Klären Sie vor der Kündigung mit dem alten Anbieter, wie Sie an einen vollständigen Export kommen.
Ein Stichtag ist besser als ein Parallelbetrieb
Zwei Programme gleichzeitig zu führen, klingt nach Sicherheit und bringt in der Praxis doppelte Arbeit und zwei Wahrheiten. Besser: einmal umschalten, am Monats- oder Jahreswechsel.
Wann der Wechsel am wenigsten weh tut
- Zum Jahreswechsel — die Nummernkreise beginnen ohnehin neu, und die Auswertungen bleiben je Jahr sauber getrennt
- Zum Quartalsbeginn, wenn es schneller gehen soll
- Wenn ohnehin etwas ansteht — neue Anforderungen bei der E-Rechnung, ein Preisaufschlag des bisherigen Anbieters, ein Rechnerwechsel
Was Sie dafür nicht brauchen: einen freien Monat. Der eigentliche Umstieg ist eine Sache von Stunden, wenn die Daten vorher geklärt sind.
Was wir vorab von Ihnen brauchen
Eine Beispieldatei aus Ihrem bisherigen Programm — ein Export der Kunden genügt meist — und die Angabe, welche Nummer Ihre letzte Rechnung trägt. Damit sagen wir Ihnen, was der Umstieg bedeutet, bevor Sie sich entscheiden.