E-Rechnung für kleine Betriebe
Seit 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen empfangen können, beim Versenden läuft eine Staffel bis 2028. Was das heißt, welche Formate zählen und wie es in der Praxis läuft.
Was eine E-Rechnung ist — und was nicht
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz, den die Software des Empfängers lesen kann, ohne dass jemand Zahlen abtippt. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931.
Eine PDF-Datei im E-Mail-Anhang ist keine E-Rechnung. Auch nicht, wenn sie schön aussieht und „Rechnung" darüber steht: Für den Computer ist sie ein Bild von einer Rechnung. Das ist der Punkt, an dem die meisten Missverständnisse anfangen.
Zwei Formate erfüllen die Norm in Deutschland:
- ZUGFeRD (Factur-X) — ein PDF, das die Rechnungsdaten als XML in sich trägt. Menschen sehen die gewohnte Rechnung, die Buchhaltungssoftware liest die Daten. Der übliche Weg zwischen Unternehmen.
- XRechnung — eine reine XML-Datei, ohne Bild. Das verlangen Behörden, zusammen mit einer Leitweg-ID, die sie Ihnen mit dem Auftrag nennen.
Wer ab wann was muss
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen von Geschäftspartnern empfangen und lesbar aufbewahren können. Dafür gibt es keine Übergangsfrist — das gilt auch für den kleinsten Betrieb.
Beim Versenden läuft eine Staffel, damit niemand überrollt wird:
- bis Ende 2026 dürfen Sie weiter Papier oder PDF schicken, wenn der Empfänger einverstanden ist
- 2027 gilt das nur noch für Betriebe mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz
- ab 2028 versendet jedes Unternehmen E-Rechnungen
Ausgenommen bleiben unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise. Für Kleinunternehmer nach § 19 UStG gibt es beim Ausstellen Erleichterungen — empfangen müssen aber auch sie.
Stand September 2026. Das ist eine Einordnung, keine Steuerberatung: Welche Frist für Ihren Betrieb zählt, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.
Drei Dinge, die Betriebe unterschätzen
Empfangen ist die eigentliche Pflicht
Viele denken beim Thema zuerst ans Schreiben. Der Teil, der schon heute gilt, ist aber der andere: Wenn ein Lieferant Ihnen eine XRechnung schickt, müssen Sie sie lesen und zehn Jahre so aufbewahren können, wie sie ankam.
Die Datei ist das Original
Aufzubewahren ist der strukturierte Datensatz, nicht der Ausdruck. Wer die XML-Datei wegwirft und nur das ausgedruckte Bild behält, hat die Rechnung im Sinne der Vorschriften nicht aufbewahrt.
Pflichtangaben werden hart geprüft
Fehlt in einer E-Rechnung eine Angabe, die das Format verlangt, weist das System des Empfängers sie ab — kein Anruf, keine Rückfrage. Was früher jemand von Hand ergänzt hat, muss jetzt vorher stimmen.
Wie das hier gelöst ist
- Beide Formate eingebaut — ZUGFeRD für Geschäftskunden, XRechnung mit Leitweg-ID für Behörden
- Format je Kunde hinterlegt: Es wandert von allein in jede neue Rechnung, Sie müssen nicht daran denken
- Vollständigkeitsprüfung vor dem Festschreiben — fehlt eine Pflichtangabe, sagt es die Maske, bevor die Rechnung hinausgeht
- Empfangene E-Rechnungen einlesen: XRechnung oder ZUGFeRD-PDF hochladen, die Beträge stehen im Formular — exakt aus der Datei gelesen, ohne KI und ohne externen Dienst
- Das Original bleibt gespeichert und lässt sich jederzeit als lesbare Rechnung anzeigen und ausdrucken
- Mit den offiziellen Prüfwerkzeugen getestet: Die Rechnungsdaten unserer Musterrechnungen haben die Prüfung mit dem Validator der KoSIT und dem der EU-Kommission ohne Beanstandung bestanden
- Wer sie nicht braucht, schaltet sie ab — dann sind auch die Felder dafür weg
die Vollständigkeitsprüfung vor dem Festschreiben
Was uns dazu gefragt wird
Reicht es, wenn ich meine Rechnungen als PDF verschicke?
Bis Ende 2026 ja, wenn der Empfänger einverstanden ist — danach hängt es an Ihrem Umsatz, und ab 2028 gilt die Pflicht für alle. Empfangen können müssen Sie E-Rechnungen aber schon heute.
Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?
ZUGFeRD ist ein PDF mit eingebetteten Daten: Menschen sehen die Rechnung, Software liest das XML darin. XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne Bild und der Standard für öffentliche Auftraggeber. Beide erfüllen dieselbe Norm — wunderOffice schreibt beide.
Ich bin Kleinunternehmer. Betrifft mich das?
Beim Empfangen ja. Beim Ausstellen gibt es für Kleinunternehmer Erleichterungen. In wunderOffice können Sie beides: Rechnungen ohne Umsatzsteuer mit dem vorgeschriebenen Hinweis schreiben und E-Rechnungen von Lieferanten einlesen. Was für Ihren Fall gilt, sagt Ihnen Ihr Steuerberater.
Was ist eine Leitweg-ID?
Die Anschrift der Behörde im Rechnungsverkehr: eine Kennung, die sagt, welche Stelle die Rechnung bekommt. Sie steht in Ihrem Auftrag und gehört in die XRechnung. In wunderOffice hinterlegen Sie sie am Kontakt, dann steht sie in jeder Rechnung an diese Behörde.
Muss ich meine alten Rechnungen umstellen?
Nein. Was in der Vergangenheit auf Papier oder als PDF hinausgegangen ist, bleibt so, wie es war, und ist entsprechend aufzubewahren. Die neuen Regeln gelten ab ihrem jeweiligen Stichtag für neue Rechnungen.
Einmal selbst ausprobieren
In der Demo können Sie eine Rechnung schreiben, sie als E-Rechnung festschreiben und das Ergebnis ansehen — mit Beispieldaten, ohne Vertrag.