wunderOffice
Funktionen

Was wunderOffice kann

Bereich für Bereich, von den Kontakten bis zur Betriebsprüfung. Was hier steht, ist gebaut und im Einsatz — Angekündigtes steht nicht darauf.

Stammdaten

Kontakte

  • Kunden, Lieferanten, Partner und Interessenten in einer Liste. Ein Kontakt kann mehreres zugleich sein — angelegt wird er trotzdem nur einmal.
  • Personen und Firmen. Ansprechpartner werden ihrer Firma zugeordnet; an der Firma sieht man, wer dort arbeitet.
  • Alle Belege am Kontakt — Angebote, Aufträge, Rechnungen und Mahnungen auf einen Blick, dazu die Dokumente, die zu ihm gehören.
  • Vorgaben je Kunde. Zahlungsziel, Zahlungsweg, Steuerfall und E-Rechnungsformat werden in jede neue Rechnung übernommen.
  • Kundennummern automatisch, im eigenen Nummernkreis.
  • Anrufen, mailen, hinfahren — mit einem Klick. Telefon, E-Mail, Website und Anschrift stehen oben am Kontakt als Schaltflächen: Auf dem Handy wählt das Telefon, am Rechner öffnet sich das Mailprogramm, die Anschrift in Google Maps, OpenStreetMap oder Apple Karten — welchen Dienst, entscheiden Sie. Nichts mehr abschreiben.
  • Export als CSV, Excel oder PDF — für Serienbriefe, für den Steuerberater oder einfach zum Nachschlagen auf Papier.
  • Import als CSV. Kontakte aus einer Tabelle einlesen: Das Programm zeigt erst, was neu ist, was sich ändert und wo etwas nicht stimmt — geschrieben wird nach Ihrer Bestätigung. Bekannte Nummern werden aktualisiert, Felder, die nicht in der Datei stehen, bleiben unangetastet.
Stammdaten

Produkte und Leistungen

  • Artikel und Dienstleistungen mit Preis, Einheit und Steuersatz — mit einem Klick in eine Angebots- oder Rechnungsposition übernommen.
  • Eigene Produktkategorien — anlegen, umbenennen und festlegen, welche einen Bestand führen.
  • Leistungspakete (zuschaltbar) — mehrere Produkte mit Menge als Paket, etwa „Wartung: Anfahrt und zwei Stunden Arbeitszeit“. Ein Klick fügt alle Positionen in Angebot, Auftrag oder Rechnung ein, auf Wunsch mit Zwischenüberschrift und eigenen Textzeilen — danach wie jede Position frei änderbar.
  • Gängige Mengeneinheiten wie Stück, Stunde, Pauschal, Meter oder Quadratmeter.
  • Artikelnummern automatisch, im eigenen Nummernkreis.
  • Export als CSV, Excel oder PDF — und Import als CSV, mit derselben Vorschau wie bei den Kontakten. Preise lassen sich so in der Tabelle pflegen und zurückspielen.
Verkauf

Angebote und Aufträge

  • Positionen mit Rabatt und automatisch berechneten Summen — netto, Umsatzsteuer je Steuersatz und brutto.
  • Positionen schnell erfassen: Produkte direkt im Bezeichnungsfeld suchen und mit einem Klick übernehmen — Artikelnummer und Preis stehen schon in der Vorschlagsliste. Die Reihenfolge ändern Sie per Ziehen, am Rechner wie auf dem Smartphone.
  • Textbausteine mit Platzhaltern für Anrede, Einleitung und Schlusstext, im Beleg anpassbar.
  • Aus dem Angebot wird per Klick der Auftrag, aus dem Auftrag die Rechnung; die Herkunft bleibt sichtbar.
  • Belegnummern mit Jahreszahl, die in jedem Jahr neu beginnen.
  • Schnellfilter nach Status — Entwurf, versendet, angenommen, abgelehnt — und Suche in der Liste.
Verkauf

Rechnungen

  • Festschreiben statt Weiterbearbeiten. Mit dem Festschreiben bekommt eine Rechnung ihre Nummer, und sie lässt sich nicht mehr verändern.
  • Lückenlose Rechnungsnummern. Ein verworfener Entwurf verbraucht keine Nummer.
  • Storno statt Löschen, und für Nachlass oder Teilstorno eine Rechnungskorrektur, mit der offener Betrag, Mahnung und Auswertungen weiterrechnen.
  • Prüfung der Pflichtangaben vor dem Festschreiben. Fehlt etwas, sagt die Maske, was.
  • Jede Rechnung bleibt, wie sie verschickt wurde — PDF und XML liegen mit Prüfsumme im Archiv.
  • Entwürfe tragen den Aufdruck „Entwurf“.
  • Steuerfälle für Auslandsgeschäfte: Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung und Ausfuhr, jeweils mit Hinweis auf dem Beleg.
  • Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) mit dem vorgeschriebenen Hinweis.
  • Wiederkehrende Rechnungen für Hosting, Wartung und Verträge — die Startseite zeigt, was fällig ist, ein Klick erzeugt die Entwürfe.
  • Leistungszeitraum statt Leistungsdatum, auf dem PDF und in der E-Rechnung.
  • Zahlungsweg je Rechnung — Überweisung, Vorkasse, bar, Karte oder Bezahldienst. Der passende Hinweis steht auf dem PDF, die Bankverbindung nur dort, wo wirklich überwiesen werden soll; beim Erfassen des Zahlungseingangs ist die Zahlungsart schon vorbelegt. Was für eine Rechnung galt, bleibt an ihr stehen.
  • GiroCode zum Bezahlen auf Rechnung und Mahnung — bei den Wegen, bei denen überwiesen wird.
Pflicht seit 2025

E-Rechnung

  • ZUGFeRD / Factur-X (EN 16931). Das PDF trägt die Rechnungsdaten als XML in sich — lesbar für Menschen und für die Buchhaltungssoftware des Kunden.
  • XRechnung für Behörden mit Leitweg-ID. Wer sie nicht braucht, schaltet sie ab und sieht keines der Felder dafür.
  • Format je Kunde, hinterlegt am Kontakt, automatisch an jeder neuen Rechnung.
  • Vollständigkeitsprüfung vor dem Festschreiben — damit das System des Empfängers die Rechnung nicht abweist.
  • Mit den offiziellen Prüfwerkzeugen getestet: Die Rechnungsdaten unserer Musterrechnungen haben die Validatoren der KoSIT und der EU-Kommission ohne Beanstandung bestanden.
Geld

Zahlungen und Mahnungen

  • Zahlungseingänge an der Rechnung, auch in Raten; vollständig Bezahltes steht von allein auf „bezahlt“.
  • Rücklastschriften öffnen die Rechnung wieder.
  • Kontoauszüge einlesen und abgleichen (CAMT.052/053): Eindeutiges wird sofort gebucht, für den Rest schlägt das Programm Rechnung oder Ausgabe vor. Mehrere Konten gehen auch.
  • Mahnung per Klick mit offenem Betrag, bereits Gezahltem und neuem Zahlungsziel.
  • Mahnstufen — Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung, jede mit eigenem Text, eigener Frist und auf Wunsch Mahngebühr.
  • Korrekturen bleiben sichtbar: Eine falsche Zahlung wird per Gegenbuchung aufgehoben, eine verschickte Mahnung nur storniert.
Einkauf

Ausgaben und Belege

  • Eingangsrechnungen und Kassenbons mit mehreren Positionen je Beleg, getrennt nach Steuersätzen.
  • Belegerkennung per KI: Lieferant, Datum, Beträge, Steuersätze und Kategorie werden erkannt und markiert eingetragen — zum Prüfen. Von Haus aus ausgeschaltet.
  • Empfangene E-Rechnungen einlesen — exakt aus der Datei, ohne KI und ohne externen Dienst, mit lesbarer Ansicht des Originals.
  • Belegfoto direkt aus der Kamera; große Fotos werden vorher verkleinert.
  • Kategorien mit Kontennummer (SKR03), anpassbar — auch auf einen anderen Kontenrahmen.
  • Export als CSV und als Buchungsstapel im DATEV-Format für den Steuerberater.
  • Ausgaben festschreiben und nachvollziehbare Änderungen mit altem und neuem Wert.
Alltag

Aufgaben, Dokumente, E-Mail

  • Aufgaben mit Termin, Priorität und Zuständigem, auf Wunsch an Kunde oder Beleg, auch wiederkehrend. Die Startseite zeigt, was ansteht.
  • Dateien an Kontakt und Ausgabe ablegen — PDF, Bilder, Office-Dateien und Outlook-Nachrichten, am Inhalt geprüft.
  • Jeder Beleg als Geschäftsbrief nach DIN 5008 mit Logo, Anschriftfeld und Fußleiste.
  • Belege direkt aus dem Programm versenden — mit Vorlagen je Belegart und Signatur; jede gesendete E-Mail bleibt am Beleg.
  • Oder über das eigene Mail-Programm, auch auf dem Smartphone.
Überblick

Übersicht und Auswertungen

  • Einnahmen und Ausgaben je Monat, Quartal oder Jahr, nach Rechnungsdatum oder Zahlung, mit Diagramm und Excel-Ausgabe.
  • Kennzahlen auf der Startseite: Einnahmen, Ausgaben, offene Posten und davon überfällig.
  • Umsatz je Monat im Vergleich zum Vorjahr, offene Posten nach Alter, die fünf wichtigsten Kunden und Lieferanten.
  • Die eigene Startseite. Jeder Benutzer ordnet die Bereiche per Ziehen und blendet aus, was er nicht braucht — gespeichert für ihn persönlich. Hinweise auf Fälliges bleiben immer sichtbar.
  • Weitere Übersichten zum Zuschalten: die fünf wichtigsten Produkte, gemahnte Rechnungen, offene Angebote mit Ablaufdatum, zu zahlende Ausgaben und das Ergebnis je Monat.
  • Kostenstellen (zuschaltbar) mit Auswertung je Geschäftsbereich, Standort oder Projekt.
  • Umsatzsteuervoranmeldung (zuschaltbar): die Werte je Kennziffer für Monat oder Quartal, nach Soll- oder Istversteuerung, mit den Belegen hinter jeder Zahl — fertig zum Eintragen in „Mein ELSTER“, mit Anleitung. Vor dem Absenden prüft die Seite, was noch im Weg steht; danach vermerken Sie die Abgabe, und die Startseite erinnert daran, bis das geschehen ist. Was ans Finanzamt gezahlt oder von ihm erstattet wurde, hält dieselbe Seite fest — auf Wunsch mit einem Klick aus dem Kontoauszug.
  • Anlagegüter und Abschreibung (zuschaltbar). Maschine, Fahrzeug oder Notebook im Anlagenverzeichnis führen: Die Anschaffungskosten werden linear und monatsgenau über die Nutzungsdauer verteilt, der Buchwert steht jederzeit da. Angelegt wird ein Anlagegut mit einem Klick aus der Ausgabe, die es bezahlt hat — und die Maske sagt von selbst Bescheid, wenn eine Anschaffung dort hineingehört.
  • Datenexport für die Betriebsprüfung nach dem Beschreibungsstandard, als ZIP und trotzdem mit Excel lesbar.
  • Verfahrensdokumentation auf Knopfdruck als Word-Datei, mit den Einstellungen dieser Installation.
Verwaltung

Einstellungen, Benutzer, Sicherheit

  • Firmendaten, Logo, Bankverbindung und Register an einer Stelle, automatisch auf jedem Beleg.
  • Textbausteine, Fristen und Vorgaben selbst pflegen; Nummernkreise frei festlegbar.
  • Funktionen abschalten, die man nicht braucht — die Masken zeigen dann keine Felder dafür.
  • Jede Einstellung schnell gefunden. Ein Wort tippen — „Zahlungsziel“, „IBAN“, „Mahngebühr“ — und die Einstellung öffnet sich, statt sie in Reitern zu suchen. Die Übersicht zeigt zuerst, was zählt: welche Pflichtangaben für Rechnungen noch fehlen.
  • Benutzer mit Rechten zum Lesen, Schreiben und Verwalten.
  • Name, E-Mail und Signatur ändert jeder selbst — unter „Mein Profil“, ohne Administrator. Der Anmeldename bleibt fest, und jede Änderung steht im Protokoll.
  • Anmeldung per Single Sign-on oder Active Directory, alternativ mit Passwort und einstellbaren Passwortregeln.
  • Schutz gegen das Durchprobieren von Passwörtern, automatische Abmeldung und Schutz gegen gleichzeitiges Bearbeiten.
  • Protokoll aller Vorgänge, durchsuchbar, mit Aufbewahrungsfristen.
  • Ihre Daten gehören Ihnen: die komplette Datenbank und alle Dokumente jederzeit als eine ZIP-Datei herunterladen — mit Prüfsummen, Anleitung zum Umzug auf einen anderen Server und auf Wunsch mit Passwort.

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